Als werkgever bent u niet enkel verplicht om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van uw klanten en prospecten, ook uw werknemers moeten worden ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit kan via een privacyverklaring, die als addendum bij de arbeidsovereenkomst kan worden gevoegd.

U staat er misschien niet altijd bij stil, maar werkgevers beschikken over heel wat informatie m.b.t. hun werknemers: niet alleen de naam, maar ook het e-mailadres, het telefoonnummer, de geboortedatum, het rijksregisternummer, het bankrekeningnummer, de gezinssamenstelling, de opleiding, etc. zijn meestal in het bezit van de werkgever.

Sterker nog, veel van deze informatie is noodzakelijk om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren (bv. rijksregisternummer voor belastingen en sociale zekerheid, rekeningnummer voor het storten van het loon). De toestemming van de werknemer is dan ook niet steeds vereist voor het verwerken van deze gegevens.

Verder worden de gegevens van de werknemer doorgaans meegedeeld aan minstens één derde partij, nl. het sociaal secretariaat van de werkgever. Het doorgeven van persoonsgegevens aan een derde wordt in de GDPR-regelgeving kritisch beoogd, maar ook dit is een noodzaak in de arbeidsrelatie.

De werkgever heeft dus best wat vrijheid om de persoonsgegevens van zijn werknemers te verwerken. Het is dan ook des te belangrijker dat de werknemer correct wordt geïnformeerd over de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Onder de tab “download” vindt u een invulmodel van een privacyverklaring tussen de werkgever en de werknemer. Let wel: dit model bevat basisbepalingen, die voor vrijwel elke werkgever relevant zijn. Zoals u echter weet, is elke onderneming uniek en dat uit zich ook in de privacyverklaring. Bijgevolg dient de privacyverklaring nog te worden aangepast aan de specifieke activiteiten en behoeften van uw onderneming.

Indien u een privacyverklaring tussen werkgever en werknemer wenst te laten opstellen, kan u contact opnemen met ons.